Im heutigen globalen Geschäftsumfeld müssen Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind, sicherstellen, dass sie ein immer komplexeres Netz von Gesetzen und Vorschriften einhalten. Eine der wichtigsten Komponenten der Einhaltung von Zoll- und Handelsvorschriften ist Überprüfung durch Dritte (RPS). Wenn Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner nicht ordnungsgemäß überprüft werden, kann dies zu hohen Geldstrafen, Handelsbeschränkungen, dem Verlust von Exportprivilegien oder Rufschädigung führen.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Instrumente und Best Practices für die Implementierung eines effektiven Programms zur Überprüfung von Geschäftspartnern als Teil einer soliden Compliance-Strategie beschrieben.

Was ist ein Screening für eingeschränkte Teilnehmer?

Das Screening von Personen mit eingeschränktem Zugriff bezieht sich auf die Überprüfung von Einzelpersonen, Unternehmen und anderen Einrichtungen anhand von Listen mit verweigertem oder eingeschränktem Zugriff, die von der Regierung herausgegeben werden. Diese Listen werden von Aufsichtsbehörden wie z. B.:

• U.S. Department of Commerce - Büro für Industrie und Sicherheit (BIS)
• U.S. Department of the Treasury - Amt für die Kontrolle ausländischer Vermögenswerte (OFAC)
• Konsolidierte Sanktionsliste der Europäischen Union
• Konsolidierte Liste des Sicherheitsrates der Vereinten Nationen
• Andere nationale und regionale Regierungsstellen

Diese Listen enthalten Personen und Organisationen, gegen die Sanktionen, Embargos oder andere Verbote für bestimmte Arten von Handel oder Transaktionen verhängt wurden. Die Überprüfung erfolgt in der Regel bei der Aufnahme der Geschäftsbeziehung, vor dem Versand und in regelmäßigen Abständen während des Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung.

Warum das Screening von eingeschränkten Parteien wichtig ist

Das Screening von eingeschränkten Parteien ist eine gesetzliche Verpflichtung für Exporteure, Spediteure und alle Unternehmen, die mit grenzüberschreitender Handel. Sie spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Risikominderung und der Aufrechterhaltung der Integrität von Lieferketten.

Die wichtigsten Gründe für die Einführung von RPS sind:

• Einhaltung von Rechtsvorschriften: Regulierungsbehörden auf der ganzen Welt verlangen von Unternehmen, dass sie Geschäfte mit Unternehmen mit beschränkten Rechten vermeiden.
• Risikominderung: Vermeiden Sie mögliche zivil- und strafrechtliche Strafen, einschließlich Geldbußen in Millionenhöhe.
• Schutz der Reputation: Die Zusammenarbeit mit Parteien, die auf der schwarzen Liste stehen, kann die Medien auf den Plan rufen und das Misstrauen der Kunden erwecken.
• Erleichterung der Handelsströme: Durch den Nachweis leistungsfähiger Systeme zur Einhaltung der Vorschriften können Zollabfertigung und Prüfungen effizienter gestaltet werden.

Kurz gesagt, bei RPS geht es nicht nur darum, Probleme zu vermeiden, sondern auch um den Aufbau eines widerstandsfähigen und vertrauenswürdigen Handelsnetzes.

Werkzeuge für eine effektive Überprüfung von eingeschränkten Parteien

Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen bei der Automatisierung und Verwaltung ihrer Screening-Verpflichtungen unterstützen. Diese reichen von kostenlosen staatlichen Datenbanken bis hin zu fortschrittlicher Software für die Einhaltung der Vorschriften in Unternehmen. Im Folgenden werden einige weit verbreitete Optionen vorgestellt:

1. Screening-Tools der Regierung

• OFAC-Sanktionslisten-Suche (U.S. Finanzministerium): Ermöglicht Benutzern die Überprüfung von Namen gegen Specially Designated Nationals (SDN).
• EU-Sanktionskarte: Bietet Informationen über Personen und Einrichtungen, die unter EU-Sanktionen stehen.
• UN-Sanktionsliste: Eine durchsuchbare Online-Datenbank, die von den Vereinten Nationen unterhalten wird.

Diese Tools sind kostenlos, erfordern jedoch eine manuelle Überprüfung und sind für Unternehmen mit großem Transaktionsvolumen möglicherweise nicht geeignet.

2. Screening-Software von Drittanbietern

Viele Unternehmen nutzen integrierte Compliance-Plattformen, um die Überprüfung von Geschäftspartnern zu automatisieren. Diese Tools bieten in der Regel:

• Echtzeit-Screening anhand mehrerer globaler Watchlists
• Stapelverarbeitung für Massen-Uploads
• Screening-API-Integration in ERP- oder CRM-Systeme
• Automatisierte Bearbeitung von Warnmeldungen und Prüfpfaden

Beliebte Plattformen sind:

• Descartes Visuelle Übereinstimmung
• SAP Global Handel Dienstleistungen (GTS)
• Amber Road (jetzt Teil von E2open)
• Thomson Reuters ONESOURCE
• Dow Jones Risiko & Einhaltung

Diese Systeme verbessern nicht nur die Genauigkeit, sondern helfen den Unternehmen auch, ihre Sorgfaltspflicht bei Prüfungen nachzuweisen.

Bewährte Praktiken für das Screening von eingeschränkten Parteien

Das Vorhandensein der richtigen Instrumente ist wichtig, aber die Art und Weise, wie sie eingesetzt werden, entscheidet über den Erfolg. Die folgenden Best Practices helfen beim Aufbau eines zuverlässigen RPS-Programms als Teil eines umfassenderen Einhaltung der Zoll- und Handelsbestimmungen Aufwand:

1. Alle beteiligten Parteien überprüfen

Dazu gehören nicht nur direkte Käufer oder Lieferanten, sondern auch:

• Spediteure
• Agenten
• Makler
• Endnutzer
• An der Transaktion beteiligte Finanzinstitute

Überprüfen Sie alle am Handelsprozess Beteiligten, um indirekte Verstöße zu vermeiden.

2. Bildschirm auf mehreren Stufen

Screening durchführen:

• Während des ersten Onboardings oder der Due Diligence
• Vor jeder Sendung
• Wenn sich der Name des Unternehmens ändert, Adresseoder Eigentum
• In regelmäßigen Abständen, auch wenn keine Änderungen gemeldet wurden

Dieser mehrschichtige Ansatz stellt sicher, dass Aktualisierungen von Sanktionen oder Listenänderungen Ihr Unternehmen nicht unvorbereitet treffen.

3. Automatisieren Sie, wo immer möglich

Manuelles Screening ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Automatisieren Sie das Screening durch ERP-Integration oder geplante Batch-Jobs. Viele moderne Compliance-Plattformen bieten Tools zur direkten Einbindung von RPS in die Auftragsverwaltung und die Arbeitsabläufe beim Kundeneintritt.

4. Dokument und Audit

Führen Sie detaillierte Protokolle über:

• Daten und Zeiten der Vorführungen
• Verwendete Listen
• Ergebnisse und eventuelle Übereinstimmungen
• Auflösungsschritte (z. B. Falsch-Positiv-Clearance)

Diese Aufzeichnungen sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Einhaltung der Vorschriften durch Ihr Unternehmen bei Audits oder Untersuchungen nachzuweisen.

5. Schulung und Aktualisierung der Mitarbeiter

Mitarbeiter aus den Bereichen Beschaffung, Verkauf, Versandund die Finanzabteilung sollten die Grundlagen von RPS verstehen und wissen, wie sie auf potenzielle Warnmeldungen reagieren müssen. Regelmäßige Schulungen helfen, unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.

Herausforderungen und wie man sie angeht

Trotz bester Bemühungen kann RPS komplex sein. Einige häufige Herausforderungen sind:

• Falsche Positivmeldungen: Der Abgleich gebräuchlicher Namen kann zu irrelevanten Warnmeldungen führen. Verwenden Sie Tools mit intelligenter Abgleichslogik, um das Rauschen zu reduzieren.
• Änderungen auflisten: Die Sanktionslisten werden häufig aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass Ihr Screening-System die Daten in Echtzeit abruft oder täglich aktualisiert wird.
• Globale Abweichung: Verschiedene Länder haben eigene Listen und Schwellenwerte. Wählen Sie Tools, die diese Quellen effektiv aggregieren und normalisieren.

Die Überwindung dieser Probleme erfordert sowohl die richtige Technologie als auch einen reaktionsschnellen internen Prozess.

Schlussfolgerung

Das Screening von eingeschränkten Parteien ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Zoll- und Handelsbestimmungen. Sie schützt Ihr Unternehmen vor behördlichen Strafen, Reputationsschäden und Lieferkette Unterbrechung. Durch die Kombination intelligenter Tools mit disziplinierten Praktiken - wie mehrstufiges Screening, Automatisierung und gründliche Dokumentation - können Unternehmen diese komplexe Aufgabe mit Zuversicht und Effizienz bewältigen.

Da sich die Vorschriften weiterentwickeln und die weltweite Kontrolle zunimmt, ist der Aufbau eines robusten RPS-Systems nicht mehr optional, sondern unerlässlich.