In der heutigen globalisierten Wirtschaft, Einhaltung der Zoll- und Handelsbestimmungen spielt bei internationalen Geschäften eine entscheidende Rolle. Doch viele Unternehmen - ob groß oder klein - tun sich schwer damit, die Vorschriften konsequent einzuhalten. Fehler in diesem Bereich können zu Bußgeldern, Lieferverzögerungen und sogar zum Verlust von Import-/Exportprivilegien führen. Durch die Ermittlung der häufigsten Fehler und die Umsetzung von Präventivmaßnahmen können Unternehmen Risiken mindern und die Effizienz der Lieferkette verbessern.

1. Ungenaue tarifliche Einstufung

Einer der häufigsten Irrtümer im Bereich Zoll und Handelserfüllung ist falsch Harmonisiertes System (HS) Code-Klassifizierung. Jedem Produkt muss ein spezifischer Code zugewiesen werden, der die Zollsätze und gesetzlichen Anforderungen bestimmt. Eine falsche Einstufung - ob absichtlich oder versehentlich - kann dazu führen, dass zu hohe Zölle gezahlt werden oder, schlimmer noch, schwere Strafen für zu niedrige Zahlungen.

Vermeidungs-Tipp: Investieren Sie in professionelle Klassifizierungsinstrumente oder -dienste. Regelmäßige Schulung des Personals und Überprüfung der Codes anhand der offiziellen Zolldatenbanken der einzelnen Länder.

2. Die Bedeutung des Herkunftslandes wird unterschätzt

Die Angabe des falschen Ursprungslandes kann zu ernsthaften Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Dies hat nicht nur Auswirkungen auf die Zollsätze, sondern auch auf die Inanspruchnahme von Freihandelsabkommen (FTAs) und Kennzeichnungsvorschriften. Einige Unternehmen verlassen sich fälschlicherweise auf das Land der Verschiffung und nicht auf den tatsächlichen Ursprung der Herstellung oder wesentlichen Verarbeitung.

Vermeidungs-Tipp: Führen Sie eindeutige Unterlagen, aus denen der Ursprung jedes Produktbestandteils hervorgeht. Wenden Sie die entsprechenden Ursprungsregeln an, die in den einschlägigen Handelsabkommen oder von den Zollbehörden festgelegt sind.

3. Versäumnis, eingeschränkte Parteien zu überprüfen

Die Zusammenarbeit mit Personen, Unternehmen oder Ländern, die auf Sanktions- oder Verbotslisten stehen, stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Gesetze zur Einhaltung von Handelsbestimmungen dar. Viele Unternehmen versäumen es, ihre Kunden, Lieferanten oder Logistikpartner ordnungsgemäß zu überprüfen und setzen sich damit rechtlichen und rufschädigenden Risiken aus.

Vermeidungs-Tipp: Verwenden Sie automatisierte Tools zur Überprüfung von verweigerten Parteien, die in Kundenbeziehungs- und Beschaffungssysteme integriert sind. Überprüfen Sie alle Unternehmen, bevor Sie Transaktionen einleiten, und aktualisieren Sie die Datensätze regelmäßig.

4. Unvollständige oder ungenaue Dokumentation

Unvollständig Versand Unterlagen - wie Handelsrechnungen, Packlisten und Konnossemente - können die Zollabfertigung verzögern oder zu Strafen führen. Falsch deklarierte Werte, fehlende Unterschriften oder falsch ausgerichtete Versanddetails sind häufige Probleme.

Vermeidungs-Tipp: Standardisieren Sie die Dokumentationsprozesse. Verwenden Sie digitale Vorlagen und setzen Sie eine Politik der doppelten Kontrolle durch, bevor die Sendungen das Lager verlassen. Prüfen Sie die Dokumentation regelmäßig auf Konsistenz.

5. Missachtung von Ausfuhrkontrollbestimmungen

Für die Ausfuhr sensibler Waren oder Technologien ist oft eine Genehmigung erforderlich. Unternehmen, die im Hightech-, Verteidigungs- oder Dual-Use-Sektor tätig sind, vernachlässigen manchmal Ausfuhrkontrollvorschriften wie die EAR- oder ITAR-Vorschriften der USA, weil sie glauben, dass diese nur für große Hersteller gelten.

Vermeidungs-Tipp: Führen Sie eine Analyse der Produktklassifizierung für Exportkontrollzwecke durch. Fallen Güter unter eingeschränkte Kategorien, beschaffen Sie die erforderlichen Genehmigungen und schulen Sie Ihr Personal entsprechend.

6. Falsche Verwaltung der Zollwertermittlung

Falsche Bewertung ist ein weiteres großes Problem bei Einhaltung der Zoll- und Handelsbestimmungen. Egal, ob ein Unternehmen Waren unterbewertet, um Zölle zu senken, oder ob es Assistenten, Lizenzgebühren oder Frachtkosten nicht in den angegebenen Wert einbezieht, die Folge können Prüfungen, Strafen oder rechtliche Schritte sein.

Vermeidungs-Tipp: Befolgen Sie die Zollwertbestimmungen des jeweiligen Einfuhrlandes. Beziehen Sie alle relevanten Kosten in den angegebenen Wert ein und dokumentieren Sie die bei der Preisgestaltung angewandte Methodik.

7. Fehlende interne Compliance-Richtlinien

Viele Unternehmen arbeiten ohne ein formelles Programm zur Einhaltung von Handelsbestimmungen. Dies führt zu uneinheitlichen Praktiken, eingeschränkter Verantwortlichkeit und erhöhter Anfälligkeit für regulatorische Risiken. Ohne interne Kontrollen können selbst erfahrenen Teams Fehler unterlaufen.

Vermeidungs-Tipp: Erstellen Sie ein schriftliches Compliance-Handbuch, in dem Verfahren, Zuständigkeiten und Eskalationswege beschrieben sind. Ernennen Sie einen speziellen Compliance-Beauftragten oder richten Sie ein Compliance-Team ein, das die täglichen Abläufe überwacht.

8. Schlechte Führung von Aufzeichnungen

Die Zollbehörden fordern bei Prüfungen oder Untersuchungen häufig Unterlagen an. Unternehmen, die es versäumen, die Aufzeichnungen über den erforderlichen Zeitraum - in der Regel fünf Jahre oder länger - aufzubewahren, müssen mit Strafen oder dem Verlust der Präferenzbehandlung im Rahmen von Freihandelsabkommen rechnen.

Vermeidungs-Tipp: Führen Sie ein zentrales, vorzugsweise cloudbasiertes Archivierungssystem ein, das Dokumente sicher speichert und einen einfachen Abruf ermöglicht. Setzen Sie Erinnerungen für die Archivierung und Löschung in Übereinstimmung mit den rechtlichen Anforderungen.

9. Übermäßiger Rückgriff auf Dritte

Während Spediteure, Zollmakler und Handelsberater wertvolle Unterstützung bieten, verlassen sich manche Unternehmen zu sehr auf sie, ohne ihre eigenen Verpflichtungen zu kennen. Dies kann zu blinden Flecken und unerwarteten Versäumnissen bei der Einhaltung der Vorschriften führen.

Vermeidungs-Tipp: Behandeln Sie Dritte als Partner, nicht als Ersatz. Sorgen Sie dafür, dass die Zuständigkeiten in den Verträgen klar definiert sind, und überprüfen Sie regelmäßig die Compliance-Fähigkeiten dieser Unternehmen. Schulen Sie interne Teams, damit sie die Grundlagen der Einhaltung von Zoll- und Handelsbestimmungen verstehen.

10. Versäumnis, mit den Änderungen der Rechtsvorschriften Schritt zu halten

Die globalen Handelsgesetze sind dynamisch. Zolltarife, Sanktionslisten und Dokumentationsanforderungen entwickeln sich häufig weiter. Unternehmen, die Aktualisierungen der Vorschriften nicht überwachen, riskieren die Nichteinhaltung, weil sie veraltete Regeln anwenden.

Vermeidungs-Tipp: Abonnieren Sie Updates von Zollbehörden, internationalen Handelsorganisationen oder Rechtsdiensten. Nehmen Sie an Webinaren teil und pflegen Sie Beziehungen zu Experten für die Einhaltung von Handelsbestimmungen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Schlussfolgerung

Irrtümer in Einhaltung der Zoll- und Handelsbestimmungen können kostspielig sein - aber sie sind auch vermeidbar. Durch proaktives Vorgehen gegen die oben genannten häufigen Fallstricke können Unternehmen rechtliche Risiken verringern, die betriebliche Effizienz verbessern und eine widerstandsfähigere Lieferkette aufbauen. Letztlich ist eine solide Compliance-Strategie nicht nur eine Notwendigkeit, sondern ein Wettbewerbsvorteil auf dem globalen Markt.

Wenn Ihr Unternehmen in folgenden Bereichen tätig ist grenzüberschreitender Handelist es jetzt an der Zeit, Ihre Compliance-Praktiken zu überprüfen, in Schulungen zu investieren und strukturierte interne Kontrollen einzuführen. Die Einhaltung von Vorschriften ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine ständige Verpflichtung zu verantwortungsvollem und nachhaltigem Handeln.