Seguimiento internacional para devoluciones es la forma más rápida de reducir las pérdidas por reembolsos, ya que sustituye las conjeturas por eventos de escaneo, puntos de control de peso y pruebas de almacén. Si puede mostrar dónde estaba el paquete devuelto, cuándo se movió y qué llegó, dejará de pagar reembolsos por paquetes que nunca contenían el artículo.

1. ¿Qué es realmente la pérdida de reembolsos en el seguimiento internacional de devoluciones?

La pérdida de reembolsos significa que se devuelve dinero cuando no se debería, o que se devuelve demasiado pronto. En las devoluciones transfronterizas, las razones más comunes son:

• El reembolso se emite antes de que la devolución obtenga un Primer escaneo del portador
• El seguimiento dice entregado, pero no está claro quién lo recibió.
• El comprador envía el artículo incorrecto y aún así pide un reembolso completo
• Reutilización de etiquetas (una etiqueta utilizada para múltiples devoluciones)
• "Caja vacía”afirmaciones sin pruebas por ninguna de las partes».

El patrón es consistente: la identidad de retorno, el seguimiento y las pruebas no están relacionados.

2 Por qué triunfan las reclamaciones por “cajas vacías”

Muchos comerciantes pierden las disputas por cajas vacías por una sencilla razón: no existe una cadena de custodia.

Brechas típicas:

• No peso de entrega en el primer punto de exploración
• No almacén peso entrante
• No Fotos de admisión vinculado al número de seguimiento
• “Escaneo ”entregado» sin una imagen clara. evento de recepción de devolución
• Las devoluciones pasan por múltiples socios, pero las pruebas siguen estando fragmentadas.

Si construyes una pila de pruebas básica, la mayoría de las afirmaciones falsas se vuelven fáciles de rechazar.

3 La pila de pruebas de retorno (simple, escalable)

No necesitas un sistema complejo para empezar. Necesitas tres controles que funcionen juntos.

3.1 Vincular el seguimiento al RMA (no negociable)

Cada devolución debe incluir:

• RMA / ID de devolución
• Número de seguimiento vinculado a ese RMA
• ID del pedido + lista de SKU
• Código de motivo de devolución

Si el número de seguimiento no está vinculado al ID de devolución, no podrás demostrar nada en caso de disputa.

3.2 Añadir dos puntos de control de peso

El peso es la “señal de verdad” más rápida para las afirmaciones de cajas vacías.

Puntos de control mínimos:

1. Peso máximo aceptado por la compañía aérea (más cercano al punto de entrega del cliente)
2. Peso de entrada al almacén (lo más cercano a tu control)

Cómo ayuda:

• Si el peso de aceptación es cercano al “solo embalaje”, es probable que la devolución no contenga ningún artículo.
• Si el peso de aceptación parece correcto pero el peso de entrada disminuye, es probable que se haya producido una manipulación durante el transporte.

Puede utilizar bandas de peso aproximadas por categoría (accesorios pequeños frente a zapatos frente a chaquetas). No es necesario alcanzar la perfección por SKU para obtener valor.

3.3 Tome fotos de admisión en un formato fijo.

Estandarizar cuatro fotos al recibir:

1. Primer plano de la etiqueta (seguimiento visible)
2. Caja/bolsa llena (por todos los lados, si es posible)
3. Vista superior abierta (contenido visible)
4. Primer plano del artículo (SKU/número de serie, si está disponible)

Esto lleva menos de un minuto una vez que el equipo está formado, y cambia el resultado de las disputas.

4 Reglas de reembolso que evitan pérdidas sin perjudicar a los buenos clientes

El seguimiento y la prueba solo son importantes si tu política de reembolso los utiliza.

4.1 Utilizar reembolsos escalonados basados en hitos

Un modelo práctico:

• Etapa A: Devolución creada (etiqueta emitida)
  Aún no hay reembolso.
• Etapa B: Primera exploración del portador
  Opcional: reembolso parcial/crédito en tienda para artículos de bajo riesgo. Esto reduce la presión sobre el servicio de asistencia.
• Etapa C: Recibido + verificado en el almacén
  Reembolso completo al método de pago original.

Esto evita el “primero reembolsar, luego verificar”.”

4.2 Definir una ruta de decisión de “caja vacía”

Cuando las pruebas sugieren una caja vacía:

• Pausar el reembolso y marcar el caso.
• Solicite un recibo de entrega o un comprobante de ventanilla (si está disponible).
• Comprométete a cumplir un plazo para tomar una decisión (por ejemplo: 3-5 días hábiles).
• Decida utilizando su pila de pruebas:
  • sin peso de aceptación + sin evidencia del artículo = rechazo o resultado parcial
  • alto peso de aceptación + discrepancia en la entrada = investigación de la reclamación y escalamiento al transportista

La coherencia es más importante que la severidad.

4.3 Reutilización de etiquetas de bloques y repeticiones sospechosas

Implementar controles sencillos:

• Una etiqueta por RMA, caduca en X días.
• El número de seguimiento solo se puede utilizar una vez.
• Marcar varias RMA del mismo cliente en un breve intervalo de tiempo.
• Marcar repetidamente los motivos de “casilla vacía”

5 Devolución seguimiento Eventos que debes mostrar a los clientes

Una vuelta seguimiento La página reduce las entradas solo si muestra los pasos correctos. Plazo mínimo:

• Etiqueta creada
• Entregado/aceptado (primer escaneo)
• Exportación procesada
• Importación procesada
• Fuera de servicio
• Entregado en la dirección del remitente
• Almacén recibido
• Inspección completada
• Reembolso aprobado / reembolso enviado

Importante: no considere “entregado” como “reembolsable”. Considere “verificado” como reembolsable.

6 Cómo PostalParcel Puede empaquetar esto para WordPress, Shopify y web.

6.1 WordPress (WooCommerce)

• RMA creado dentro de la página de pedido
• Etiqueta generada y almacenada en el pedido.
• Cronología de seguimiento mostrada en “Mi cuenta”
• Almacén pruebas (pesos/fotos) almacenadas como archivos adjuntos de devolución
• La automatización del reembolso solo se activa después de la “verificación”.”

6.2 Shopify

• RMA vinculado al ID del pedido
• Los webhooks actualizan los hitos (primer escaneo, entregado, recibido, verificado).
• Las normas de reembolso exigen “verificación previa al reembolso”.”

6.3 Portal web

• Búsqueda de pedidos (correo electrónico + número de pedido)
• Creación de RMA + descarga de etiquetas
• Seguimiento + estado del reembolso en una sola página
• Flujo de carga de pruebas para excepciones (recibo/foto)

7 Lista de verificación para una implementación rápida

Operativo:

• Añadir una báscula de entrada y almacenar el peso de entrada por devolución.
• Entrena una rutina de ingesta de 4 fotos.
• Definir reglas de excepción para el desembalaje de vídeos (alto valor, discrepancia de peso, reclamaciones repetidas).

Política:

• Reembolsos escalonados
• Definiciones claras de “entregado frente a verificado”.
• Caducidad de las etiquetas y aplicación de la normativa sobre uso único

Indicadores clave de rendimiento:

• Reembolsos % emitidos antes del primer escaneo (objetivo: cercano a cero)
• Tasa de reclamaciones por cajas vacías
• Porcentaje de disputas ganadas
• Entradas por cada 100 devoluciones

Preguntas frecuentes

1) ¿Cuál es la mejor prueba para detener las reclamaciones por devolución de “cajas vacías”?

La combinación de pruebas más eficaz es peso aceptado por el transportista + peso de entrada en el almacén + fotos de recepción vinculados al mismo número de seguimiento. Los puntos de control de peso muestran si es probable que un artículo estuviera dentro, y las fotos confirman lo que llegó.

2) ¿Es suficiente el seguimiento “Entregado” para emitir un reembolso?

No. “Entregado” solo significa que el paquete ha llegado a una dirección o punto de entrega. Una regla más segura es Reembolso después de “Almacén recibido + verificado”.” Esto evita reembolsos por paquetes que llegan tarde, se extravían o llegan vacíos.

3) ¿Cómo puedo reducir las pérdidas por reembolsos sin enfadar a los clientes?

Utilice reembolsos escalonados: no hay reembolso al crear la etiqueta, crédito parcial opcional tras el primer escaneo para artículos de bajo riesgo y reembolso completo tras la verificación del almacén. Los compradores siguen viendo el progreso, pero tú mantienes el control.

4) ¿Qué ocurre si el cliente afirma que el transportista no registró el peso?

A continuación, confíe en el peso de entrada al almacén y las fotos de recepción, y trate el caso como de mayor riesgo. Para problemas recurrentes, exija la entrega en mostrador con recibo o cambie a un método de devolución que incluya escaneos de aceptación más fiables.

5) ¿Deberíamos grabar cada apertura de devolución?

No. Solo excepciones relacionadas con películas, como devoluciones de alto valor, discrepancias en el peso, paquetes dañados o clientes que repiten reclamaciones. Esto mantiene bajos los costes laborales y te protege donde más importa.

6) ¿Cómo evitamos que se reutilicen las etiquetas de devolución?

Vincule cada etiqueta a un único RMA + ID del pedido, añadir un ventana de vencimiento, y bloquear el uso repetido del mismo número de seguimiento. También marcar a los clientes que generan muchas RMA en un corto período de tiempo.

7) ¿Cuáles son los eventos mínimos de seguimiento de devoluciones que debemos mostrar?

Como mínimo: Etiqueta creada, primer escaneo, exportación/importación procesada, entrega realizada, recepción en almacén, inspección completada, reembolso aprobado/enviado. La mayoría de las disputas desaparecen una vez que los clientes pueden ver claramente estos hitos.

8 Conclusión

Seguimiento internacional Para evitar pérdidas por devoluciones, conecta tres elementos: identidad de la devolución, seguimiento de eventos y prueba en el momento de la recepción. Empieza con el seguimiento vinculado a la RMA, dos puntos de control de peso y fotos estándar de la recepción. Verás cómo disminuyen las reclamaciones por cajas vacías, se agilizan las decisiones y se reducen considerablemente las pérdidas por reembolsos.