La gestión de almacenes se refiere a los procesos cotidianos que implica dirigir un almacén. Esto incluye la recepción de mercancías, la organización del espacio, la programación del personal, la gestión del inventario y el envío de pedidos. Una buena gestión de almacenes conecta y mejora todas estas tareas para aumentar la eficiencia y reducir los costes.

Ventajas de la gestión de almacenes

Los clientes no suelen ver lo que ocurre en un almacén, pero el buen funcionamiento del mismo es clave para entregar los pedidos a tiempo. Una buena gestión del almacén garantiza que todos los procesos -almacenamiento, dotación de personal, preparación de pedidos, embalaje y envío- sean rápidos y precisos.

Cuando se hace bien, la gestión de almacenes no sólo beneficia a una parte de la empresa. Ayuda a que toda la cadena de suministro funcione mejor, mejora las relaciones con proveedores y clientes y reduce costes.

Pero gestionar todas estas piezas móviles puede resultar complicado. Por eso muchas empresas utilizan ahora sistemas de gestión de almacenes (SGA) como ayuda.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es un software que ayuda a gestionar y mejorar las operaciones de almacén. Suele formar parte de un sistema empresarial más amplio denominado ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Un SGA ayuda a:

• Utilización de datos y automatización para prever la demanda y planificar las operaciones diarias.

• Seguimiento de dónde se almacenan los artículos y cuántos hay disponibles.

• Compartir datos con herramientas como programas de contabilidad o envíos.

• Analizar el rendimiento para encontrar formas de ahorrar espacio y trabajar más rápido.

• Guiar a los trabajadores paso a paso en tareas como la recepción o el embalaje.

Gestión de inventarios frente a gestión de almacenes

Estos términos se confunden a menudo, pero significan cosas distintas:

Gestión de existencias
Se centra en pedir, almacenar, trasladar y recoger los materiales o productos necesarios para cumplir los pedidos.

Gestión de almacenes
No se limita al inventario. Incluye la distribución del almacén, la dotación de personal, la realización de pedidos y el seguimiento del rendimiento.

Gestión de existencias
A menudo se utiliza para referirse a la gestión de existencias, pero se refiere específicamente a los productos acabados listos para la venta. El inventario incluye materias primas, artículos en producción y productos acabados. La gestión de existencias consiste en tener los productos acabados suficientes para satisfacer la demanda sin sobrecargar el almacén.

Principios de gestión de almacenes

Estas ideas clave ayudan a los almacenes a funcionar mejor:

• Conozca su objetivo: Comprender las necesidades del cliente (por ejemplo, envío rápido, almacenamiento especial). Intente utilizar el espacio, el personal y las herramientas de forma eficiente.

• Mantenga el control: Los almacenes tienen muchos procesos en marcha a la vez. Los gestores deben seguirlos y solucionar los problemas con rapidez. El control de calidad es esencial.

• Sea flexible: Esté preparado para adaptarse si los envíos se retrasan o resultan dañados. Ajuste los diseños y los flujos de trabajo según sea necesario.

• Centrarse en los clientes: A los clientes lo que más les importa es recibir el producto adecuado a tiempo. Su almacén tiene que ser compatible.

• Utilizar los datos para mejorar: Las cosas pueden parecer bien, pero los datos pueden mostrar dónde se puede mejorar el rendimiento. Un SGA ayuda a detectar y corregir estas áreas.

Procesos básicos de gestión de almacenes

Hay seis procesos principales. Cada uno afecta al siguiente, por lo que todos deben funcionar bien:

1. Recepción: Compruebe y registre los artículos nuevos. Asegúrese de que todo está correcto y sin daños.

2. Poner en marcha: Mueva las mercancías a los lugares de almacenamiento adecuados.

3. Almacenamiento: Guarda los objetos de forma segura y ordenada, para que sean fáciles de encontrar.

4. Elegir: Seleccione los artículos necesarios para completar los pedidos.

5. Embalaje: Empaquete los artículos de forma segura e incluya albaranes precisos.

6. Envío: Cargar los pedidos en los vehículos correctos con los documentos adecuados para que lleguen a los clientes a tiempo.

Consejos para optimizar el almacén

Optimizar las operaciones:

• Etiquete los artículos con códigos de barras o etiquetas RFID durante la recepción.

• Guarde los artículos de forma compacta para ahorrar espacio.

• Guarde los artículos más solicitados en zonas de fácil acceso.

• Separe los artículos de aspecto similar para evitar errores.

Estrategias de cumplimiento

Elegir el método de cumplimiento adecuado ayuda a acelerar los envíos y a reducir los errores:

• Recogida por lotes: Elija el mismo artículo para varios pedidos a la vez para ahorrar tiempo.

• Recogida por zonas: Asigne trabajadores a zonas específicas para recoger artículos para pedidos sólo en esa zona.

• FEFO (Primero en expirar, primero en salir): Envíe primero los productos que caduquen antes: ideal para productos perecederos.

• FIFO (primero en entrar, primero en salir): Envíe las existencias más antiguas antes que los artículos más nuevos: ayuda a reducir los residuos o la obsolescencia.

La tecnología, como los dispositivos portátiles y el software de embalaje inteligente, puede acelerar los procesos, reducir los errores y disminuir los costes de envío.

Supervisión e informes de almacén

El seguimiento del rendimiento del almacén mediante KPI (indicadores clave de rendimiento) ayuda a detectar problemas y realizar mejoras. Algunos ejemplos son:

• Eficacia de recepción: Cuántas mercancías puede procesar cada trabajador por hora.

• Precisión de picking: Picks correctos vs picks totales. Objetivo 100%.

• Plazo de pedido: ¿Cuánto tarda en llegar un pedido?

• Tasa de retorno: Porcentaje de artículos devueltos. Fíjese en los motivos: los artículos erróneos o dañados indican problemas en el almacén.

• Rotación de existencias: Frecuencia con la que se venden y reponen las existencias. Cuanto mayor sea, mejor. Una rotación baja significa que las mercancías se mueven con demasiada lentitud.

Tendencias del sector del almacenamiento

El comercio electrónico está en auge y se espera que alcance los $29 billones en 2023. Para seguir el ritmo, solo las empresas estadounidenses necesitarán 1.000 millones de metros cuadrados más de espacio de almacenamiento de aquí a 2025.

Uno de los principales retos es contratar y mantener a los trabajadores por hora del almacén. Según Logistics Management, 85% de los operarios de almacén utilizan un SGA para ser eficientes, satisfacer la demanda y hacer frente a la escasez de espacio o personal.

Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes (SGA)

El mejor SGA para su empresa depende de sus necesidades, pero debe ayudarle:

• Mejorar la eficacia

• Cumplir los pedidos con precisión

• Reducir costes

Dado que el objetivo es ahorrar dinero, el retorno de la inversión (ROI) es importante. Un SGA también debe guiar a su equipo de almacén, mostrándoles cómo ser más productivos. Debe ofrecer datos en tiempo real e informes sencillos que cualquiera pueda entender y con los que pueda actuar.

Busca un sistema compatible:

• Recepción

• Envío

• Seguimiento del inventario

• Cumplimiento de pedidos

• Gestión laboral

También debe ser escalablepara que su empresa pueda crecer sin que el sistema se quede pequeño.

Con el SGA adecuado, puede aumentar la velocidad, la precisión y la eficacia, lo que ayudará a su empresa a seguir siendo competitiva y a mantener satisfechos a sus clientes, al tiempo que reduce los costes operativos.