En el vertiginoso entorno actual de la cadena de suministro, la precisión y la trazabilidad no son negociables. Las empresas adoptan cada vez más soluciones de etiquetado normalizadas para mantener la coherencia en todas las operaciones globales. Una de estas normas es la Etiqueta GS1GS1, que proporciona un formato universalmente reconocido para identificar productos, envíos y unidades logísticas. La integración de la impresión de etiquetas GS1 directamente en su ERP (Enterprise Resource Planning) o SGA (sistema de gestión de almacenes) no sólo mejora la eficacia operativa, sino que también garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y de los socios comerciales.

Este artículo explora las ventajas, consideraciones clave y pasos prácticos para integrar la impresión de etiquetas GS1 en los sistemas de su empresa.

¿Qué es una etiqueta GS1?

Una etiqueta GS1 es una norma de etiquetado basada en códigos de barras desarrollada por la organización mundial GS1. Estas etiquetas suelen incluir datos como números GTIN (Global Trade Item Numbers), números de serie, números de lote, fechas de caducidad e información de envío. Los códigos de barras GS1 -como GS1-128 y DataMatrix- se utilizan habitualmente en diversos sectores, como el comercio minorista, la sanidad, la logística y la fabricación.

Las etiquetas GS1 garantizan que los productos puedan escanearse, identificarse y rastrearse de forma coherente en toda la cadena de suministro, desde el proveedor hasta el minorista y el cliente final.

¿Por qué integrar la impresión de etiquetas GS1 en su ERP o SGA?

Muchas organizaciones confían en herramientas independientes de diseño e impresión de etiquetas, pero este enfoque a menudo conlleva trabajo manual, datos desconectados y mayores tasas de error. Integrar la funcionalidad de etiquetas GS1 en su sistema ERP o WMS resuelve estos problemas y aporta múltiples ventajas:

1. Coherencia de los datos

Con la integración, los datos de las etiquetas -como descripciones de productos, números de lote y fechas de caducidad- se extraen automáticamente de su base de datos ERP o WMS existente. Esto elimina la doble entrada y reduce el riesgo de error humano.

2. Impresión en tiempo real

Las etiquetas pueden activarse automáticamente durante los flujos de trabajo operativos, como la recepción de mercancías, la preparación de pedidos o el embalaje. Esto garantiza que las etiquetas se generen en el momento adecuado con los datos correctos.

3. Conformidad y trazabilidad

Las etiquetas GS1 integradas ayudan a cumplir los requisitos de trazabilidad específicos del sector. Por ejemplo, en los productos farmacéuticos, la serialización conforme a GS1 es fundamental para seguimiento medicamentos a través de la cadena de suministro.

4. Escalabilidad

A medida que crecen sus operaciones, un proceso de impresión de etiquetas integrado en el sistema puede ampliarse con facilidad, admitiendo múltiples instalaciones, idiomas y tipos de etiquetas.

Principales escenarios de integración

Diferentes operaciones empresariales requieren diferentes modelos de integración. He aquí tres escenarios comunes:

1. Impresión bajo demanda a partir de transacciones ERP

Un método habitual consiste en activar la impresión de etiquetas durante transacciones ERP como la recepción, envíoo la confirmación de la orden de fabricación. El sistema ERP envía los datos clave a la impresora de etiquetas o al sistema de gestión de etiquetas, que genera e imprime la etiqueta GS1.

2. Generación automática de etiquetas en los flujos de trabajo del SGA

En entornos de gran volumen, las etiquetas deben imprimirse automáticamente durante actividades de almacén como la preparación de pedidos o el embalaje. La integración permite al SGA iniciar la impresión en tiempo real basándose en códigos de barras escaneados o en activadores del sistema.

3. Integración con el software de gestión de etiquetas

Algunas empresas utilizan software de etiquetado de terceros como NiceLabel, BarTender o Loftware. Estas herramientas pueden conectarse a plataformas ERP o WMS mediante API, lo que permite centralizar el diseño de etiquetas y aprovechar los datos del sistema en tiempo real.

Pasos para integrar la impresión de etiquetas GS1

Paso 1: Defina sus requisitos de etiquetado

Empiece por identificar qué productos, envíos o niveles de embalaje requieren etiquetas GS1. Determine el tipo de datos que deben aparecer (GTIN, códigos de lote, fechas, etc.) y asegúrese de que sus sistemas almacenan esta información con precisión.

Paso 2: Elegir la herramienta de diseño de etiquetas adecuada

Seleccione una herramienta de diseño de etiquetas compatible con las normas GS1. Asegúrese de que puede integrarse con su ERP o WMS mediante conectores nativos, API o middleware.

Paso 3: Asignar campos de datos ERP/WMS a plantillas de etiquetas

Trabaje con su equipo informático o de implementación para asignar los campos de la base de datos (por ejemplo, número de artículo, ubicación, ID de pedido) a los campos correspondientes de la plantilla de etiquetas. Esta asignación permite la generación dinámica de etiquetas durante las transacciones.

Paso 4: Configurar los puntos gatillo

Establezca activadores de impresión en su ERP o WMS. Esto podría basarse en eventos tales como:

• Creación de una documento de transporte
• Cumplimentación de una orden de trabajo
• Recepción de mercancías entrantes

Las reglas de activación también deben definir qué impresora utilizar y qué plantilla de etiqueta aplicar.

Paso 5: Probar y validar

Realizar pruebas exhaustivas para validar la precisión del contenido de las etiquetas, la posibilidad de escanear códigos de barras y la respuesta del sistema. Garantizar que las etiquetas cumplen las directrices de formato GS1 y los requisitos de los socios.

Paso 6: Forme a su equipo

Una vez que el sistema esté operativo, forme al personal de almacén y producción sobre el funcionamiento del proceso integrado de etiquetas. Esto incluye la gestión de excepciones, reimpresiones y mantenimiento de impresoras.

Buenas prácticas para una aplicación sin problemas

• Utilice plantillas de etiquetas gestionadas de forma centralizada para garantizar la normalización.
• Mantenga actualizados sus registros GS1 Company Prefix y GTIN.
• Establecer un proceso claro de control de cambios para actualizar etiquetas o asignaciones.
• Supervisar el rendimiento de la impresión de etiquetas y los registros de errores periódicamente para detectar problemas a tiempo.
• Trabajar con profesionales formados en GS1 si su sector tiene normas de cumplimiento específicas (por ejemplo, trazabilidad alimentaria o serialización sanitaria).

Reflexiones finales

Integrar la impresión de etiquetas GS1 en su sistema ERP o WMS es más que una actualización técnica: es una mejora estratégica de la forma en que su empresa gestiona la identificación, la trazabilidad y el cumplimiento. Al vincular el proceso de etiquetado directamente con los datos operativos, se reducen los errores, se ahorra tiempo y se satisfacen las crecientes necesidades de los clientes. cadena de suministro demandas con confianza.

A medida que el comercio mundial se estandariza y regula, disponer de un proceso de etiquetado conforme a GS1 y basado en sistemas ya no es opcional, sino esencial.