En una era en la que la transformación digital está remodelando todos los rincones del comercio, la eficiencia de las operaciones de almacén nunca ha sido tan crítica. Según StatistaSegún las previsiones, los ingresos del sector del comercio electrónico en EE.UU. alcanzarán los 1,4 billones de euros en 2029, lo que supone un crecimiento del 37,161 billones de euros entre 2007 y 2008. 2025 y 2029 solo. A medida que se disparan los volúmenes de pedidos y aumentan las expectativas de los consumidores, las empresas se enfrentan a una presión cada vez mayor para agilizar el cumplimiento, minimizar los errores y acelerar los plazos de entrega. Esto plantea una cuestión crucial:

¿Cómo pueden las empresas gestionar operaciones de almacén cada vez más complejas con precisión y escalabilidad?

La respuesta está en aplicar un Sistema de gestión de almacenes (WMS)-una potente herramienta de software que impulsa la precisión, la automatización y la visibilidad en todo el almacén y más allá. A SGA simplifica las operaciones de almacén y permite una integración perfecta con otras herramientas de gestión de la cadena de suministro, proporcionando a las empresas información en tiempo real y la capacidad de adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es una solución de software diseñada para ayudar a las empresas a controlar y optimizar las operaciones de almacén, tales como gestión de inventarioEl SGA ofrece visibilidad y control integrales de todo el proceso del almacén. Un SGA ofrece visibilidad y control de principio a fin sobre todo el proceso del almacén, sustituyendo herramientas manuales anticuadas como hojas de cálculo o portapapeles por un sistema centralizado y automatizado. Esto se traduce en una mayor eficiencia, precisión y una mejor toma de decisiones.

Un SGA mejora el rendimiento operativo y ayuda a las empresas a satisfacer las demandas de los clientes con mayor rapidez y eficacia mediante el seguimiento del inventario en tiempo real, la gestión de los recursos laborales y la racionalización de los flujos de trabajo.

Áreas funcionales clave de un sistema de gestión de almacenes (SGA)

1. Recepción y retirada

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) agiliza el proceso de recepción automatizando la recepción, validación y asignación de ubicaciones de las mercancías. Los sistemas WMS modernos integran tecnología RFID, escáneres de códigos de barras y sistemas digitales de pedidos de compra para automatizar:

• Comprobación de los artículos contra facturas u órdenes de compra
• Generación de etiquetas para una identificación más rápida
• Asignación inteligente de ubicaciones en función de la rotación del inventario o de las necesidades de almacenamiento sensibles a la temperatura

Esto mejora la precisión y la velocidad, sentando una base sólida para el resto de la cadena de suministro y minimizando los errores manuales.

2. Gestión de inventarios en tiempo real

Una característica clave de un sistema de gestión de almacenes (SGA) es su capacidad para proporcionar visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario en todo el almacén y la cadena de suministro. Mediante el uso de tecnologías de identificación automática y captura de datos (AIDC), como códigos de barras y RFID, las empresas pueden:

• Rastree la ubicación y la cantidad de artículos en cualquier momento
• Reciba alertas de existencias bajas y activadores automáticos de reposición
• Asignación de inventario basada en lógica personalizada (por ejemplo, FIFO, LIFO)
• Integrar el recuento cíclico y la previsión de la demanda

Este seguimiento en tiempo real permite a las empresas mantener niveles de inventario más reducidos, evitar la falta de existencias y mejorar la precisión en el cumplimiento de los pedidos, aumentando así la satisfacción general del cliente.

3. Recogida, embalaje y cumplimiento de pedidos

La preparación de pedidos es uno de los procesos que más recursos consume en un almacén, ya que representa hasta 55% de los costes totales de almacenamiento (ResearchGate). Un SGA reduce estos costes mediante la optimización:

• Elegir caminos
• Técnicas de selección por lotes, zonas o grupos
• Tecnologías como pick-to-light, pick-to-voice y verificación RF
• Algoritmos avanzados y robótica para la optimización de trayectorias

Al mejorar la eficiencia del picking, un SGA permite un embalaje y una expedición de pedidos más rápidos y precisos, lo que resulta crucial en entornos de comercio electrónico de gran volumen.

4. Integración de envíos y transportistas

Los procesos de envío pueden convertirse a menudo en cuellos de botella en las operaciones de almacén. Un sistema de gestión de almacenes (SGA) moderno se integra perfectamente con los sistemas de gestión del transporte (TMS) y las empresas de transporte para automatizar los procesos:

• Generación de listas de empaquetado y facturas
• Creación de conocimientos de embarque (BOL)
• Impresión de etiquetas
• Notificaciones y seguimiento de envíos en tiempo real

Estas integraciones garantizan entregas puntuales y una mejor visibilidad de la última milla, mejorando la satisfacción del cliente y reduciendo los retrasos operativos.

5. Gestión laboral

La gestión de la mano de obra es otra función esencial de un sistema de gestión de almacenes (SGA). Al proporcionar información sobre la productividad de los trabajadores, un El SGA ayuda a las empresas:

• Seguimiento de la eficiencia de los trabajadores y de los tiempos de realización de las tareas
• Optimizar la asignación de costes laborales
• Identificar las lagunas de productividad y la escasez de cualificaciones
• Reducir el tiempo de desplazamiento mediante la intercalación de tareas

Esto permite a las empresas crear una plantilla más eficiente y ágil, reduciendo los tiempos muertos y mejorando la productividad global.

6. Gestión de patios y muelles

La gestión de las operaciones de patio y muelle es crucial para los almacenes con gran actividad de camiones. Un SGA con funciones de gestión de patios y muelles es de gran ayuda:

• Dirigir los camiones al muelle de carga correcto
• Apoyar el cross-docking, en el que las mercancías se transfieren directamente a los envíos de salida sin almacenamiento intermedio.
• Cotejar automáticamente los recibos con los pedidos de venta activos en tiempo real

Esta funcionalidad es especialmente beneficiosa para sectores como la logística de la cadena de frío, donde los productos sensibles al tiempo requieren una manipulación rápida para mantener la calidad.

7. Análisis y métricas de rendimiento

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) recopila y analiza continuamente datos operativos en tiempo real. Estos datos se utilizan para realizar un seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) como:

• Tarifas de envío puntuales
• Exactitud del inventario
• Tiempo de ciclo de pedido y precisión de picking
• Índices de llenado y costes de distribución

Las empresas pueden utilizar esta información para supervisar el rendimiento, optimizar los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos que conduzcan a una mejora continua de las operaciones de almacén.

Por qué toda empresa en crecimiento necesita un SGA

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es esencial para las empresas que desean ampliar sus operaciones de forma eficiente y reducir costes. Algunos de los retos habituales que resuelve un SGA son:

• Registros de inventario inexactos
• Altas tasas de error en los pedidos y devoluciones
• Congestión e ineficacia de los almacenes
• Aumento de los costes laborales sin las correspondientes mejoras de productividad
• Falta de transparencia en las operaciones de almacén

Mediante la implantación de un SGA, las empresas pueden conseguir:

• Velocidad y eficacia: Procesamiento más rápido de los envíos entrantes y salientes
• Ahorro de costes: Reducción de los costes laborales y operativos
• Precisión: Mayor precisión en los pedidos y menos devoluciones
• Escalabilidad: Ampliación sin fisuras para gestionar un mayor número de SKU o múltiples centros
• Visibilidad: Una fuente de datos unificada y en tiempo real para todos los sistemas de inventario, envío y planificación de recursos empresariales (ERP).

Cómo elegir el sistema de gestión de almacenes adecuado

1. Entender sus necesidades

• Tamaño y distribución del almacén
• Requisitos específicos del sector (por ejemplo, almacenamiento en frío, alta rotación de SKU)
• Necesidades de integración (ERP, CRM, TMS)
• Presupuesto y calendario previsto de retorno de la inversión

2. Evaluar las capacidades básicas

• ¿Opciones de implantación en la nube o in situ?
• Compatibilidad con dispositivos móviles para escáneres y dispositivos de mano?
• ¿Capacidades avanzadas de picking y automatización?
• ¿Funciones de análisis e informes?

3. Proceso de aplicación

• Comenzar con un despliegue piloto para comprobar la eficacia del sistema.
• Formar a fondo a todas las funciones del almacén para una adopción sin problemas
• Supervisar los indicadores clave de rendimiento tras el lanzamiento y realizar los ajustes necesarios para optimizar el rendimiento.

Ejemplo de uso real

Escenario: Un minorista nacional en línea experimenta un crecimiento de volumen 3 veces superior durante la temporada de vacaciones del cuarto trimestre

Desafío: Errores de picking manual, retrasos en los envíos y discrepancias en las existencias.

Solución: Implantación de un SGA en la nube integrado con lectores de códigos de barras y Shopify.

Resultados:

• 42% reducción del tiempo de preparación de pedidos
• 99,7% precisión de inventario
• 25% aumento del volumen de pedidos sin añadir personal adicional

Al adoptar un sistema de gestión de almacenes (SGA), las empresas pueden optimizar significativamente sus operaciones de almacén, garantizando la precisión, la velocidad y la escalabilidad. Con el SGA adecuado, los almacenes pueden superar los retos operativos, reducir costes y mejorar el rendimiento general, lo que, en última instancia, aumenta la satisfacción del cliente y favorece el crecimiento de la empresa.