Almacén Los pasos de recepción marcan la pauta de todo lo que ocurre después de que el camión llegue a tu muelle. Cuando la recepción se hace con prisas, tus ubicaciones pierden fiabilidad, los recuentos de existencias se desvían y los equipos de preparación de pedidos empiezan a “revisar dos veces” cada contenedor. Así es como crece el caos en el inventario. La solución no es más horas extras. La solución es un proceso repetible. Lista de verificación para la recepción de inventario y un apretado flujo de trabajo del muelle al almacén que tu equipo pueda funcionar de la misma manera todos los días.

Esta guía describe 14 pasos para la recepción en almacén que puede implementar sin cambios complejos. El objetivo es la rapidez con control: menos sorpresas, menos excepciones y registros de inventario más claros.

1. Los pasos para la recepción en el almacén comienzan con la disciplina en la programación.

Las llegadas aleatorias obligan a tomar decisiones apresuradas. La programación devuelve el orden al muelle.

Utilice una regla de citas sencilla.

• Establezca plazos de entrega según el tipo de transportista (paquetes, LTL, FTL).
• Límite diario de volumen entrante (cajas o palés).
• Solicite un número de referencia antes de la llegada (PO, ID de entrada, ASN).

Estos pasos de recepción en el almacén reducen la congestión y protegen la precisión cuando se producen picos de volumen.

2. Lista de verificación para la recepción de inventario: exigir una alerta previa para cada entrada.

Si no sabes lo que viene, no puedes recibirlo correctamente. Una alerta previa puede ser un ASN completo o una hoja de cálculo básica. En cualquier caso, haz que sea obligatoria.

Datos mínimos que debe recopilar

• Referencia entrante (orden de compra o ID de envío)
• Lista de SKU y cantidades previstas
• Recuento de cajas/palés
• Lote/número de serie/fecha de caducidad (cuando corresponda)

Este inventario La lista de comprobación de recepción evita los “cartones misteriosos” que luego entorpecen el recuento.

3. Prepare el espacio en el muelle y las herramientas antes de que llegue el camión.

La mayoría de los retrasos en la recepción se deben a la falta de elementos básicos: palés vacíos, escáneres averiados, falta de etiquetas.

Configuración previa a la descarga

• Palés para escenario, transpaleta y acceso para carretillas elevadoras.
• Cargue los escáneres y compruebe la cobertura Wi-Fi en el muelle.
• Cargue las impresoras de etiquetas y pruebe una etiqueta de muestra.
• Marcar las líneas de recepción en el suelo (se puede usar cinta adhesiva).

Estos pasos para la recepción en el almacén permiten que la recepción continúe sin interrupciones ni caos.

4. Verifique la identidad del envío en la puerta.

Asegúrese de que el envío es suyo antes de tocarlo. Este es uno de los pasos de recepción de mercancías en el almacén con mayor retorno de la inversión.

Comprobaciones rápidas de identidad

• Conocimiento de embarque / referencias de seguimiento
• El nombre del proveedor y el lugar de envío coinciden.
• Coincidencia de PO/ID entrante
• Número de sello (si se utiliza)

Si algo parece estar mal, deténgase. Luego, avise a sus superiores. Arreglarlo en el momento cuesta mucho menos que arreglarlo después de guardarlo.

5. Cuente primero las unidades de manipulación y luego el contenido.

Comience con los palés y las cajas de cartón al descargar. A continuación, verifique las cantidades de SKU en un área controlada.

Una secuencia de recuento limpia

1. Contar palés/cajas durante la descarga.
2. Asignar un ID de recepción temporal a cada palé/caja.
3. Trasladar a una zona de almacenamiento temporal receptora
4. Verificar las cantidades a nivel de SKU con los documentos.

Este enfoque admite recibos parciales sin perder el seguimiento del producto.

6. Lista de verificación para la recepción de inventario: utilice una zona de preparación con carriles despejados.

El caos comienza cuando las mercancías entrantes se mezclan con las devoluciones, las transferencias y los pedidos salientes. Un plan de preparación específico evita que se mezclen.

Carriles de puesta en escena sencillos de implementar.

• A la espera del recuento
• En espera de control de calidad
• A la espera de almacenamiento
• Retener / excepción

Este paso de la lista de verificación de recepción de inventario hace que los problemas sean visibles, de modo que no se oculten entre pilas aleatorias.

7. Compruebe que se ajusta al pedido con las tolerancias que realmente aplica.

Muchos almacenes “Permitir” variaciones, pero nadie es dueño de las reglas. Eso crea una deriva silenciosa del inventario.

Establecer tolerancias según el riesgo del producto.

• Artículos de alto valor o regulados: tolerancia estricta
• Kits promocionales: variación controlada con documentación
• Mercancías a granel: tolerancia basada en el peso, si procede.

A continuación, aplique la norma en todo momento. La coherencia es lo que hace que los pasos de recepción en el almacén funcionen.

8. Realice controles de calidad que se ajusten al riesgo del producto.

No es necesario realizar una inspección completa en cada entrada. Lo que sí se necesita es una norma que se ajuste al riesgo.

Tres niveles de control de calidad que se adaptan

• Nivel A: inspección visual (daños, coincidencia de etiquetas)
• Nivel B: comprobación de muestras (abrir X cajas, verificar unidades)
• Nivel C: control completo (artículos frágiles, de marca, de alto valor, de cumplimiento normativo)

Como resultado, su flujo de trabajo desde el muelle hasta el almacén sigue siendo rápido, mientras que el control de calidad sigue siendo significativo.

9. Captura de datos de lote, serie y caducidad durante la recepción.

La trazabilidad se rompe cuando los equipos posponen la captura de datos hasta el Recogiendo proceso. La recepción es el mejor momento porque los artículos están agrupados y son fáciles de escanear.

Qué capturar desde el principio

• Números de serie (escanear por unidad cuando sea necesario)
• Identificadores de lote/partida (por caja/palé)
• Fechas de caducidad (por lote)

Esta disciplina en los pasos de recepción del almacén evita posteriores amortizaciones y dolores de cabeza por retiradas de productos.

10. Etiquete todo antes de que salga de la recepción.

Los productos sin etiquetar se convierten en “inventario desconocido”. Esto ralentiza el trabajo de todos y aumenta las disputas.

Normas de etiquetado que reducen la confusión

• SKU (una breve descripción ayuda)
• Cantidad por caja/palé
• Referencia de entrada (PO/ID de entrada)
• Fecha de recepción
• Lote/serie/caducidad (cuando sea necesario)

Una buena lista de comprobación para la recepción de inventario siempre incluye “etiquetar antes de mover”.”

11. Flujo de trabajo del muelle al almacén: asignar ubicaciones de almacenamiento antes del traslado

El almacenamiento no es algo secundario. Es la culminación de la recepción. Si las decisiones de almacenamiento se toman tarde, el área de preparación se llena y el muelle se atasca.

Prioridades de almacenamiento que funcionan en la vida real

• Llene primero las ubicaciones de reserva para productos a granel.
• Reponer las caras de recogida hacia delante cuando sea necesario.
• Mantenga separados los artículos en cuarentena/retención.
• Separar los SKU similares por lotes para evitar mezclarlos.

Cuando planificas las ubicaciones con antelación, el flujo de trabajo desde el muelle hasta el almacén se mantiene fluido.

12. Crear un proceso de excepción que sea rápido y visible.

Las carencias y los daños ocurren. El problema surge cuando las excepciones se pierden en chats y correos electrónicos. Haz que las excepciones sean un carril claro, una etiqueta clara y un propietario claro.

Un flujo de excepción simple

• Etiquetar el producto como EN ESPERA inmediatamente.
• Tome fotos en el acto (daños, etiquetas, embalaje).
• Registre el problema en un solo lugar (nota WMS, ticket, hoja compartida).
• Asignar un propietario y un SLA (24-48 horas)

Se trata de una medida práctica de seguridad para la recepción de mercancías en almacenes que protege la integridad del inventario.

13. Conciliar las recepciones en el sistema el mismo día.

Si la recepción física y la recepción del sistema se desvían, todos los informes pierden fiabilidad. La contabilización en el mismo día mantiene la veracidad.

Objetivos de conciliación diaria

• Todas las llegadas registradas
• Todos los recuentos publicados (incluso los recibos parciales)
• Todas las retenciones registradas
• Todas las faltas de existencias señaladas al departamento de compras/proveedor.

Un flujo de trabajo disciplinado desde el muelle hasta el almacén siempre termina con registros limpios en el sistema.

14. Mida los KPI adecuados y solucione un cuello de botella cada semana.

La recepción mejora cuando se mide y se actúa en consecuencia. Mantenga los KPI pequeños y útiles.

KPI que revelan el rendimiento real de recepción

• Tiempo desde la llegada al almacén hasta el almacenamiento (desde la llegada hasta la finalización del almacenamiento)
• Tasa de errores de recepción (discrepancia frente a lo esperado)
• Tasa de excepciones por proveedor
• Índice de daños por transportista
• Líneas recibidas por hora de trabajo

A continuación, realice revisiones semanales breves. Si el tiempo entre la recepción y el almacenamiento está aumentando, revise la disposición del área de preparación, la velocidad de etiquetado o el control de citas. Si se repiten las excepciones de los proveedores, refuerce la lista de verificación de recepción de inventario para ese proveedor.

Flujo de trabajo de los pasos de recepción de mercancías en el almacén mediante copiar y pegar

Si desea un plan de implementación rápido, utilice esta secuencia:

Flujo entrante estándar

1. Se requiere cita previa
2. Se requiere prealerta (ASN o equivalente)
3. Comprobación de identidad en la puerta (BOL + identificación de entrada)
4. Descargar y contar cajas/palés
5. Aplicar identificadores de recepción temporales
6. Etapa por carril (recuento/control de calidad/retención)
7. Coincidencia PO con reglas de tolerancia
8. Control de calidad basado en el nivel de riesgo
9. Capturar lote/serie/caducidad
10. Imprimir etiquetas finales
11. Asignar ubicaciones de almacenamiento
12. Almacenamiento con escaneo
13. Contabilización en el sistema el mismo día
14. Tickets de excepción creados cuando sea necesario

Esta estructura funciona para almacenes pequeños y se adapta bien. Los equipos de Postalparcel suelen obtener los resultados más rápidos cuando primero estandarizan estos pasos de recepción en el almacén y, a continuación, optimizan el almacenamiento y la recogida.

Conclusión

Los pasos de recepción en el almacén evitan el caos en el inventario cuando se mantienen constantes: programar las llegadas, solicitar una alerta previa, contar de forma estructurada, etiquetar antes del traslado y cerrar el ciclo con una conciliación el mismo día. Añada una lista de verificación disciplinada para la recepción de inventario y un flujo de trabajo predecible desde el muelle hasta el almacén, y su almacén empieza a parecer controlable de nuevo, especialmente durante las semanas más intensas.