La elección del software adecuado para su almacén puede no parecer crítica a primera vista. Sin embargo, tiene un impacto significativo tanto en la salud financiera como operativa de su empresa. Tanto si se trata de decidir entre el mejor Sistema de gestión de almacenes (WMS) o un módulo existente dentro de su Planificación de recursos empresariales (ERP) es esencial saber qué solución se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Este artículo le guiará a través de los factores clave a tener en cuenta a la hora de elegir entre estos dos sistemas y le ayudará a determinar la solución más eficaz para las operaciones de su almacén.

1. Introducción

En la era de la transformación digital, la eficiencia de su cadena de suministro depende en gran medida de los sistemas que implemente. Los sistemas de gestión de almacenes y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son cruciales para agilizar las operaciones y optimizar los procesos. Sin embargo, entender las diferencias entre ellos -y cómo se complementan- es clave para tomar una decisión informada sobre si utilizarlos de forma independiente o integrarlos para obtener una solución más completa.

2. Definiciones

Antes de profundizar en sus diferencias y sinergias, empecemos por comprender las funciones de estos dos sistemas:

• SGA (Sistema de gestión de almacenes): El SGA, la "capa de ejecución" de las operaciones de almacén, se centra en el seguimiento del inventario en tiempo real, la preparación de pedidos y la garantía de que las mercancías se mueven con eficacia por el almacén. Se encarga de las operaciones cotidianas de gestión de almacenes, proporcionando a los gestores información actualizada sobre los niveles de existencias y contribuyendo a mejorar la eficiencia del almacén.
• ERP (planificación de recursos empresariales): Los sistemas ERP, la "capa de planificación" de una empresa, integran en una única plataforma procesos empresariales esenciales como los financieros, los de aprovisionamiento, los de fabricación y los de recursos humanos. Mientras que el SGA se ocupa de la logística y la ejecución a nivel de almacén, el ERP proporciona una visión general de alto nivel de toda la empresa, garantizando que todas las funciones estén alineadas y coordinadas.

3. Diferencias clave

He aquí un desglose de las principales diferencias entre los sistemas SGA y ERP:

Aspecto	SGA	ERP	Función de sinergia
Objetivo principal	Gestión de inventarios y almacenes en tiempo real	Planificación de recursos empresariales, incluidos los financieros y de producción	El SGA ayuda al ERP con datos en tiempo real; el ERP da instrucciones generales al SGA
Funciones básicas	Seguimiento de inventarios, preparación de pedidos, optimización de almacenes	Gestión financiera, compras, coordinación de la producción	El SGA permite tomar decisiones en tiempo real; el ERP gestiona la estrategia de alto nivel
Ámbito de integración	Operaciones específicas de almacén	Toda la gestión de recursos de la empresa	El SGA alimenta el ERP con datos para ajustes financieros y operativos

Mientras que el SGA está altamente especializado en operaciones de almacén, el ERP ofrece una funcionalidad organizativa más amplia. Cuando se integran, estos sistemas pueden proporcionar un flujo de datos sin fisuras entre diversas funciones empresariales.

4. Sinergias entre el SGA y el ERP

Cuando se utilizan conjuntamente, el SGA y el ERP proporcionan una enorme sinergia. Estas son algunas de las áreas en las que ambos sistemas colaboran para impulsar la eficiencia:

4.1 Optimización del nivel de inventario

El SGA proporciona datos de inventario en tiempo real que pueden introducirse en el sistema ERP. Esto ayuda al sistema ERP a ajustar dinámicamente los planes de aprovisionamiento y producción basándose en información precisa y actualizada al minuto.

• Ejemplo: El SGA realiza un seguimiento de las materias primas y los productos semiacabados en un entorno de fabricación, mientras que el ERP garantiza que se evitan los excesos de existencias o las roturas de stock basándose en datos en tiempo real.

4.2 Colaboración en los procesos de entrada

El ERP envía al SGA la programación de los envíos entrantes. Una vez recibidas las mercancías, el SGA actualiza el inventario, y esta información se sincroniza con el sistema ERP, lo que permite a las empresas ajustar sus operaciones en consecuencia.

• Ejemplo: Una fábrica recibe materias primas y el ERP ajusta el programa de producción basándose en las actualizaciones de inventario en tiempo real del SGA.

4.3 Círculo cerrado de cumplimiento de pedidos

El ERP se encarga de la creación y expedición de los pedidos, mientras que el SGA recoge y embala los artículos. Después, el sistema ERP gestiona la facturación y el envío, creando un círculo completo de cumplimiento de pedidos de principio a fin.

• Ejemplo: Un cliente realiza un pedido online; ERP procesa el pedido, WMS recoge y empaqueta los artículos, y ERP completa el proceso de facturación y envío.

4.4 Reaprovisionamiento ágil y apoyo a la producción

El SGA puede alertar a los sistemas ERP cuando los niveles de inventario son bajos, lo que hace que el sistema inicie el reaprovisionamiento o ajuste los programas de producción.

• Ejemplo: Un sistema de inventario Justo a Tiempo (JIT) se basa en el SGA para señalar cuándo los materiales se están agotando, lo que lleva al ERP a iniciar la producción o las órdenes de compra.

5. ¿Cómo elegir e integrar?

Escenarios de uso independiente:

• SGA solo: Si su objetivo principal es optimizar la gestión del almacén, el SGA por sí solo suele ser suficiente. Proporciona un control exhaustivo del inventario, la preparación de pedidos y las operaciones de almacén sin necesidad del conjunto completo de funciones empresariales que ofrece un ERP.
• ERP Solo: Para las empresas centradas principalmente en la gestión de las finanzas, los recursos humanos o la coordinación de la producción, un sistema ERP puede ser todo lo que necesitan.

Señales de que la integración es necesaria:

• Retrasos en los datos interdepartamentales: Cuando los equipos de almacén, finanzas y compras no pueden acceder entre sí a los datos en tiempo real.
• Falta de visibilidad: Si hay falta de transparencia en torno a los niveles de inventario, el estado de los pedidos o la asignación de recursos.
• Aumento de los errores: Si el porcentaje de errores en los pedidos aumenta debido a la desconexión de los sistemas.

Vías de aplicación:

• Integración API: Las API son una forma habitual de integrar el SGA y el ERP, permitiendo la sincronización de datos en tiempo real. Por ejemplo, SAP y Oracle ofrecen módulos de SGA que pueden integrarse en sistemas ERP para garantizar un flujo de datos sin fisuras.
• Soluciones de middleware: Soluciones como el intercambio electrónico de datos (EDI) o las plataformas de Internet de las Cosas (IoT) pueden utilizarse como intermediarios para tender puentes entre el SGA y los sistemas ERP.
• Soluciones unificadas para proveedores: Empresas como Infor Nexus ofrecen suites integradas de ERP y SGA, que reducen la complejidad de la implantación y el mantenimiento.

6. Tendencias futuras

Los avances en tecnologías como la IA y blockchain configuran en gran medida el futuro de la integración de SGA y ERP.

6.1 Sinergia impulsada por la IA

La IA permite el ajuste dinámico de las operaciones de la cadena de suministro combinando los datos en tiempo real del SGA con el análisis predictivo del ERP. Esto puede conducir a una toma de decisiones más rápida y precisa.

• Ejemplo: La IA podría ayudar a mejorar la utilización del espacio de los almacenes y ajustar dinámicamente los calendarios de aprovisionamiento o producción basándose en patrones de datos históricos.

6.2 Aplicaciones de Blockchain

Blockchain puede asegurar los datos compartidos entre los sistemas ERP y WMS, especialmente para la logística transfronteriza. Con blockchain, las empresas pueden garantizar la integridad de los datos de inventario y hacer un seguimiento de los envíos en tiempo real.

• Ejemplo: Blockchain podría proporcionar un registro inmutable de cada movimiento de inventario, mejorando la transparencia de los datos y la seguridad en las cadenas de suministro mundiales.

Al conocer las principales diferencias y sinergias entre el SGA y el ERP, las empresas pueden decidir si implantarlos por separado o integrarlos. Ambos sistemas ofrecen ventajas significativas y, cuando se utilizan juntos, crean una cadena de suministro más eficiente y con mayor capacidad de respuesta, capaz de satisfacer las demandas de las operaciones empresariales modernas.