Entrepôt Les étapes de réception donnent le ton pour tout ce qui se passe après l'arrivée du camion à votre quai. Lorsque la réception semble précipitée, vos sites deviennent peu fiables, les stocks dérivent et les équipes de préparation des commandes commencent à “ revérifier ” chaque bac. C'est ainsi que le chaos s'installe dans les stocks. La solution n'est pas de faire plus d'heures supplémentaires. La solution est une approche reproductible. liste de contrôle pour la réception des stocks et un serré flux de travail du quai au stock que votre équipe puisse fonctionner de la même manière tous les jours.

Ce guide présente 14 étapes de réception en entrepôt que vous pouvez mettre en œuvre sans changements complexes. L'accent est mis sur la rapidité et le contrôle : moins de surprises, moins d'exceptions et des registres d'inventaire plus clairs.

1. Les étapes de réception des marchandises en entrepôt commencent par une planification rigoureuse.

Les arrivées aléatoires obligent à prendre des décisions précipitées. La planification permet de rétablir l'ordre sur le quai.

Utilisez une règle de rendez-vous simple

• Définissez les créneaux de livraison par type de transporteur (colis, LTL, FTL).
• Limiter le volume quotidien entrant (cartons ou palettes).
• Demandez un numéro de référence avant l'arrivée (bon de commande, identifiant d'entrée, avis de livraison).

Ces étapes de réception en entrepôt réduisent la congestion et garantissent la précision lors des pics de volume.

2. Liste de contrôle pour la réception des stocks : exiger une alerte préalable pour chaque entrée

Si vous ne savez pas ce qui va arriver, vous ne pouvez pas le recevoir correctement. Une pré-alerte peut être un ASN complet ou un simple tableur. Dans tous les cas, rendez-la obligatoire.

Données minimales à collecter

• Référence entrante (bon de commande ou numéro d'expédition)
• Liste des références et quantités prévues
• Nombre de cartons/palettes
• Lot/numéro de série/date d'expiration (le cas échéant)

Le présent inventaire La liste de contrôle à la réception permet d'éviter les “ cartons mystères ” qui perturbent ensuite le comptage.

3. Préparer l'espace de quai et les outils avant l'arrivée du camion

La plupart des retards de réception sont dus à des éléments de base manquants : absence de palettes vides, scanners hors service, manque d'étiquettes.

Configuration avant déchargement

• Palettes de scène, transpalette et accès par chariot élévateur.
• Rechargez les scanners et vérifiez la couverture Wi-Fi au quai.
• Chargez les imprimantes d'étiquettes et testez une étiquette échantillon.
• Marquer les couloirs de réception au sol (du ruban adhésif fera l'affaire).

Ces étapes de réception en entrepôt permettent de poursuivre la réception sans interruption ni chaos.

4. Vérifier l'identité de l'expédition à la porte

Assurez-vous que le transport est à vous avant même que vous ne le touchiez. Il s'agit de l'une des étapes de réception en entrepôt offrant le meilleur retour sur investissement.

Contrôles d'identité rapides

• Connaissement / références de suivi
• Nom du fournisseur et correspondance avec l'expéditeur
• Correspondance PO/ID entrant
• Numéro de sceau (le cas échéant)

Si quelque chose semble anormal, faites une pause. Puis signalez-le. Il est beaucoup moins coûteux de corriger le problème dès le début que de le faire après le rangement.

5. Comptez d'abord les unités de manutention, puis leur contenu.

Commencez par les palettes et les cartons lorsque vous déchargez. Vérifiez ensuite les quantités de SKU dans une zone contrôlée.

Une séquence de comptage claire

1. Compter les palettes/cartons pendant le déchargement
2. Attribuer un identifiant de réception temporaire à chaque palette/carton
3. Déplacer vers une zone de transit réceptrice
4. Vérifier les quantités au niveau des SKU par rapport aux documents

Cette approche prend en charge les réceptions partielles sans perdre la trace du produit.

6. Liste de contrôle pour la réception des stocks : utilisez une zone de transit avec des voies dégagées

Le chaos commence lorsque les marchandises entrantes se mélangent aux retours, aux transferts et aux commandes sortantes. Un plan de mise en place dédié empêche ce mélange.

Voies de mise en scène simples à mettre en œuvre

• En attente du décompte
• En attente de contrôle qualité
• En attente de mise en stock
• Maintien / exception

Cette étape de la liste de contrôle de réception des stocks permet de mettre en évidence les problèmes, afin qu'ils ne se cachent pas dans des piles aléatoires.

7. Correspondance avec le bon de commande en tenant compte des tolérances que vous appliquez réellement

Nombreux entrepôts “ autoriser ” les écarts, mais personne n'est responsable des règles. Cela crée une dérive silencieuse des stocks.

Définir les tolérances en fonction du risque lié au produit

• Articles de grande valeur ou réglementés : tolérance stricte
• Kits promotionnels : variance contrôlée avec documentation
• Marchandises en vrac : tolérance basée sur le poids, le cas échéant

Appliquez ensuite la règle à chaque fois. C'est la cohérence qui garantit le bon fonctionnement des étapes de réception en entrepôt.

8. Effectuer des contrôles qualité adaptés au risque lié au produit

Vous n'avez pas besoin d'une inspection complète à chaque arrivée. Vous avez besoin d'une norme adaptée au risque.

Trois niveaux de contrôle qualité évolutifs

• Niveau A : contrôle visuel (dommages, correspondance des étiquettes)
• Niveau B : contrôle par sondage (ouvrir X cartons, vérifier les unités)
• Niveau C : contrôle complet (articles fragiles, de marque, de grande valeur, soumis à des normes de conformité)

Ainsi, votre flux de travail entre le quai et le stock reste rapide, tandis que le contrôle qualité conserve toute sa pertinence.

9. Saisir les données relatives au lot, au numéro de série et à la date d'expiration lors de la réception

La traçabilité est compromise lorsque les équipes reportent la saisie des données jusqu'à ce que cueillette processus. La réception est le moment idéal, car les articles sont regroupés et faciles à scanner.

Ce qu'il faut saisir rapidement

• Numéros de série (numérisation par unité si nécessaire)
• Identifiants de lot/batch (par carton/palette)
• Dates d'expiration (par lot)

Cette discipline en matière de réception des marchandises dans l'entrepôt évite les radiations ultérieures et les problèmes de rappel.

10. Étiquetez tout avant que cela ne quitte la réception.

Les marchandises non étiquetées deviennent des “ stocks inconnus ”. Cela ralentit tout le monde et augmente les litiges.

Normes d'étiquetage qui réduisent la confusion

• SKU (une brève description est utile)
• Quantité par carton/palette
• Référence entrante (bon de commande/ID entrant)
• Date de réception
• Lot/numéro de série/date d'expiration (si nécessaire)

Une liste de contrôle rigoureuse pour la réception des stocks comprend toujours la mention “ étiqueter avant le déplacement ”.”

11. Flux de travail « du quai au stock » : attribuer des emplacements de stockage avant le déplacement

Le rangement n'est pas une réflexion après coup. C'est l'aboutissement de la réception. Si les décisions de rangement sont prises tardivement, la zone de stockage temporaire se remplit et le quai est bloqué.

Priorités de rangement qui fonctionnent dans la vie réelle

• Remplissez d'abord les emplacements de réserve pour les produits en vrac.
• Réapprovisionner les faces avant lorsque nécessaire
• Gardez les articles en quarantaine/en attente séparés
• Séparer les SKU similaires par lot pour éviter tout mélange.

Lorsque vous planifiez les emplacements à l'avance, le flux de travail entre le quai et le stock reste fluide.

12. Créer un processus d'exception rapide et visible

Les pénuries et les dommages, ça arrive. Le problème, c'est quand les exceptions disparaissent dans les chats et les e-mails. Fais en sorte que les exceptions soient claires, bien étiquetées et attribuées à quelqu'un de précis.

Un flux d'exception simple

• Marquer immédiatement le produit comme EN ATTENTE
• Prenez des photos sur place (dommages, étiquettes, emballage)
• Enregistrez le problème à un seul endroit (note WMS, ticket, feuille partagée).
• Attribuer un propriétaire et un ALS (24 à 48 heures)

Il s'agit d'une mesure pratique de sécurité à l'entrée de l'entrepôt qui protège l'intégrité des stocks.

13. Réconcilier les réceptions dans le système le jour même

Si la réception physique et la réception par le système divergent, tous les rapports deviennent peu fiables. La comptabilisation le jour même permet de garantir l'exactitude des données.

Objectifs quotidiens de rapprochement

• Toutes les arrivées enregistrées
• Tous les comptes affichés (même les reçus partiels)
• Toutes les retenues enregistrées
• Toutes les pénuries signalées au service des achats/fournisseurs

Un flux de travail rigoureux, du quai à l'entrepôt, aboutit toujours à des enregistrements système clairs.

14. Mesurez les bons indicateurs clés de performance et éliminez un goulot d'étranglement chaque semaine.

La réception s'améliore lorsque vous la mesurez et que vous agissez en conséquence. Veillez à ce que les indicateurs clés de performance (KPI) soient peu nombreux et utiles.

Indicateurs clés de performance qui révèlent les performances réelles en matière de réception

• Délai entre l'arrivée au quai et le stockage (de l'arrivée à la fin du rangement)
• Taux d'erreur de réception (non-correspondance par rapport à la valeur attendue)
• Taux d'exception par fournisseur
• Taux de dommages par transporteur
• Lignes reçues par heure de travail

Ensuite, effectuez de brèves revues hebdomadaires. Si le délai entre la réception et la mise en stock augmente, examinez la disposition de la zone de transit, la vitesse d'étiquetage ou le contrôle des rendez-vous. Si les exceptions fournisseurs se répètent, renforcez la liste de contrôle de réception des stocks pour ce fournisseur.

Workflow des étapes de réception des marchandises dans l'entrepôt (copier-coller)

Si vous souhaitez un plan de mise en œuvre rapide, suivez cette séquence :

Flux entrant standard

1. Rendez-vous obligatoire
2. Pré-alerte requise (ASN ou équivalent)
3. Contrôle d'identité à la porte (BOL + identifiant entrant)
4. Décharger et compter les cartons/palettes
5. Appliquer des identifiants de réception temporaires
6. Étape par voie (compte/contrôle qualité/maintien)
7. Correspondance PO avec règles de tolérance
8. Contrôle qualité basé sur le niveau de risque
9. Capturer le lot/numéro de série/date d'expiration
10. Imprimer les étiquettes finales
11. Attribuer des emplacements de stockage
12. Rangement avec scans
13. Enregistrement dans le système le jour même
14. Billets d'exception créés en cas de besoin

Cette structure fonctionne pour les petits entrepôts et s'adapte facilement. Les équipes de Postalparcel constatent souvent les gains les plus rapides lorsqu'elles standardisent d'abord ces étapes de réception en entrepôt, puis optimisent le stockage et la préparation des commandes.

Conclusion

Les étapes de réception en entrepôt permettent d'éviter le chaos dans les stocks lorsqu'elles sont cohérentes : planifier les arrivées, exiger une alerte préalable, compter de manière structurée, étiqueter avant le déplacement et boucler la boucle avec un rapprochement le jour même. Ajoutez à cela une liste de contrôle rigoureuse pour la réception des stocks et un flux de travail prévisible entre le quai et le stock, et votre entrepôt commence à redevenir maîtrisable, en particulier pendant les semaines de pointe.